Αύγουστος! Ο πιο όμορφος μήνας του χρόνου! Ο μήνας που οι περισσότεροι από εμάς περιμένουμε με ανυπομονησία όλο τον χρόνο για να ξεκουραστούμε, να χαλαρώσουμε, να αδειάσουμε το μυαλό και την ψυχή μας από όλες τις έγνοιες! Τα πάντα υπολειτουργούν και όλες σχεδόν οι υποχρεώσεις παίρνουν χρονική μετάθεση! Παράλληλα όμως, αυτή η περίοδος των διακοπών, και μην ακουστεί αυτό περίεργο, είναι και μια μοναδική πρόκληση για τον καθέναν μας, προσωπικά το θεωρώ θησαυρό, να μείνουμε με τον εαυτό μας, να σκεφτούμε, να σχεδιάσουμε, να οργανωθούμε και να είμαστε παραγωγικοί!

Ζώντας ή παρατηρώντας τα δραματικά γεγονότα του Ιουλίου με τις πυρκαγιές στη χώρα μας, είναι ξεκάθαρο πλέον σ' όλους μας ότι στερούμαστε από σχεδιασμό, προγραμματισμό και οργάνωση σ' όλα τα επίπεδα. Όχι μόνο σαν κράτος, αλλά σαν άτομα. Όπως περίτρανα έχει αποδειχθεί, αυτή η «χύμα» διάθεση του λαού μας, συνοδευόμενη από τον «ωχαδερφισμό», σχεδόν πάντα έχει τραγικές συνέπειες.

Πρόκληση λοιπόν για όλους μας οι φετινές διακοπές για οργάνωση. Και μην πείτε ότι δεν προλαβαίνετε. Η μέρα έχει 24 ώρες και είναι όλες δικές σας. Με ότι και αν απασχολείστε επαγγελματικά ή ακόμα κι αν αναζητάτε εργασία, όποια αλλαγή κι αν επιθυμείτε να κάνετε στην προσωπική σας ζωή,  οι διακοπές είναι μια ευκαιρία να σκεφτείτε και να οργανώσετε το μέλλον. Όπως είπε και ο Bill Gates : «Μισώ όταν το μέλλον ξεκινάει χωρίς εμένα»! Χρησιμοποιήστε λοιπόν την τεχνολογία ή πάρτε μολύβι και χαρτί (προτιμώ το δεύτερο γιατί είναι και αγχολυτικό) και ξεκινήστε καταγράφοντας:

Στόχους

Είναι σημαντικό να ξέρουμε τι θέλουμε να είμαστε, να κάνουμε και να έχουμε. Διάλεξε  τους στόχους που θέλεις να επιτύχεις στη ζωή σου. Στόχους συγκεκριμένους, μετρήσιμους, ρεαλιστικούς,  υλοποιήσιμους,  χρονικά καθορισμένους. Ξεκαθάρισε τι πραγματικά θέλεις και ποιες αλλαγές είσαι πρόθυμος να κάνεις στη ζωή σου για να το πετύχεις. Να έχεις πάντα στο μυαλό σου ότι η διαχείριση του χρόνου είναι μύθος. Δεν μπορείς να τα προλάβεις όλα μέσα σε μια μέρα, έτσι το να βάλεις στόχους σημαίνει ότι βάζεις προτεραιότητες. Αφιέρωσε χρόνο να καταγράψεις όλα αυτά που έχεις στο μυαλό σου για το μέλλον σου, για να έχεις μια κατεύθυνση γι' αυτά που θέλεις να κυνηγήσεις. Αυτό ισχύει τόσο για την επαγγελματική,  όσο και για την προσωπική σου ανάπτυξη και βελτίωση. Αν για παράδειγμα θέλεις να αναπτύξεις το πελατολόγιο της επιχείρησής σου,  αν θέλεις να βρεις μια εργασία που θα σε ικανοποιεί, αν θέλεις να χάσεις βάρος ή να κάνεις οποιαδήποτε προσωπική αλλαγή, έχεις  να καταγράψεις και να σχεδιάσεις τα βήματα και τις ενέργειες που θα σε οδηγήσουν σ' αυτό. Πάντα να θυμάσαι ότι οι στόχοι μπορεί να αλλάξουν και να προσαρμοστούν.

Πρόγραμμα

Πόσο συχνά ακούς από τον εαυτό σου ή από φίλους και συνεργάτες τις φράσεις «βαριέμαι»  και «δεν προλαβαίνω»; Προσωπικά, πολύ συχνά! Τι λοιπόν δεν πάει καλά; Και οι δυο φράσεις κρύβουν από κάτω την έλλειψη προγράμματος. Και για να το εξειδικεύσουμε περισσότερο, την αδυναμία προγραμματισμού των προτεραιοτήτων. Έχοντας καταγράψει τους στόχους μας, τώρα χρειάζεται να καθορίσουμε και να ιεραρχήσουμε  τις ενέργειες που θα οδηγήσουν στην επίτευξή τους. Η πρότασή μου είναι να κάνουμε αρχικά μια «ανάποδη» διεργασία, καταγράφοντας όλα τα πράγματα που κάνουμε μέσα στη μέρα μας, ώστε να βρούμε πού σπαταλάμε τον χρόνο μας και να διαγράψουμε από τη λίστα εκείνα που μας στερούν την παραγωγικότητα, την αποτελεσματικότητα, την επιτυχία και ουσιαστικά την ευτυχία μας. Τέσσερα απλά βήματα απαιτούνται: λίστα με όλα όσα κάνουμε ,  ορισμός προτεραιοτήτων , προγραμματισμός του χρόνου και ανάληψη δράσης.

Όλοι οι στόχοι μας μπορούν να επιτευχθούν, αν εστιάσουμε πραγματικά σ' αυτούς και τους αφιερώσουμε τις δημιουργικές μας ώρες. Και ασφαλώς θα πρέπει να παλέψουμε πολύ σκληρά με την αναβλητικότητα. Το «βαριέμαι» που ανέφερα πιο πάνω, πολύ συχνά σημαίνει  ότι έχω αναβάλει πολλά πράγματα για αργότερα και είμαι στο σημείο να μην ξέρω από πού να ξεκινήσω. Επομένως, το βασικό είναι να αντιληφθούμε ότι η διαχείριση και ο προγραμματισμός του χρόνου μας, στην ουσία είναι η διαχείριση του εαυτού μας και αυτών που θέλουμε και μπορούμε να κάνουμε με τον χρόνο που έχουμε στη διάθεσή μας.

Τρόπους οργάνωσης

Δεκάδες άρθρα που έχουν γραφτεί για την οργάνωση και τη διαχείριση του χρόνου καταλήγουν όλα στο συμπέρασμα ότι δράση χωρίς οργάνωση είναι αδύνατη. Μερικοί τρόποι να οργανώσεις τις δράσεις που συνδέονται με τους στόχους σου και τον προγραμματισμό τους  σου είναι:

• Nα κατηγοριοποιήσεις τις δράσεις σε:

α) Σημαντικές και επείγουσες: πρέπει να γίνουν άμεσα χωρίς καμία καθυστέρηση ή αναβολή.

β) Σημαντικές αλλά όχι επείγουσες: πρέπει να γίνουν σ' εύλογο διάστημα χρόνου. Αυτή η κατηγορία ξεχωρίζει τους αποτελεσματικούς από τους μη αποτελεσματικούς ανθρώπους. Χρειάζεται ιδιαίτερη σημασία σ' αυτήν την κατηγορία, γιατί αυτές οι δράσεις είναι που θα σε βοηθήσουν να πετύχεις τους στόχους σου.

γ) Επείγουσες αλλά όχι σημαντικές: κραυγάζουν για προσοχή αλλά με αντικειμενική ματιά είναι μικρής προτεραιότητας.

δ) Πολυάσχολες δράσεις: γίνονται συνήθως πριν τα σημαντικά πράγματα γιατί είναι εύκολες, παρέχοντας ένα αίσθημα δραστηριότητας και επιτυχίας. Προσοχή μην παραλείψεις τις σημαντικές δράσεις με το να πέσεις στην παγίδα «των πολυάσχολων δράσεων».

ε) Χάσιμο χρόνου: εάν αναλώνεσαι στο να σκέφτεσαι ότι ο χρόνος που πέρασε θα μπορούσε να αξιοποιηθεί διαφορετικά,  χάνεις χρόνο.

• Να μάθεις την αξία του να «μοιράζεσαι το παιχνίδι», είτε στην εργασία σου είτε στην προσωπική σου ζωή. Να μοιράζεσαι δραστηριότητες, οργανώνοντας τι είναι καλύτερα να κάνεις μόνος σου και τι μπορείς να αναθέσεις σε τρίτους, που θεωρείς κατάλληλους να ανταποκριθούν στο χρονικό σου πρόγραμμα.
• Να καθορίσεις συγκεκριμένα περιθώρια χρόνου τόσο στην εργασία σου όσο και στον ελεύθερο χρόνο σου. Όχι, δεν μπορείς να είσαι όλη μέρα στα social media και στο internet! Έχεις να μάθεις να χρησιμοποιείς το ρολόι σου!
• Ξεκίνα να προετοιμάζεσαι, να αξιοποιείς τους χρόνους αναμονής που είναι αδύνατο να μην έχεις στο ημερήσιο πρόγραμμά σου (π.χ. περιμένοντας το μετρό, να συναντήσεις έναν πελάτη, σε ραντεβού για συνέντευξη κλπ). Εξοικονόμησε όσο το δυνατόν περισσότερο χρόνο απ' όσες πηγές μπορείς.
• Τυποποίησε όσες περισσότερες εργασίες μπορείς. Μία από τις αγαπημένες μου φράσεις είναι «με το να χάσεις χρόνο οργανώνοντας το γραφείο σου, κερδίζεις απίστευτο χρόνο στην εκτέλεση της εργασίας σου». Χρησιμοποίησε όση τεχνολογία έχεις στη διάθεσή σου και απλοποίησε κάθε επαναλαμβανόμενη διαδικασία παντού. Έτσι μπορείς να αντιμετωπίσεις ευκολότερα κάθε απρόβλεπτη, επείγουσα δράση!
• Έλεγξε προσεκτικά τι πήγε σωστά και σύμφωνα με το πρόγραμμά σου και τι όχι, αν είναι δυνατόν ακόμα και καθημερινά. Ο έλεγχος και η ανατροφοδότηση είναι το κλειδί για τη βελτίωση!

Ανταμοιβές

Τελευταίο αλλά εξαιρετικά σημαντικό:  Επιβράβευε διαρκώς τον εαυτό σου και γιόρταζε και την πιο μικρή σου επιτυχία! Βάλε στο πρόγραμμά σου  να δίνεις στον εαυτό σου  ουσιαστικές ανταμοιβές, όταν θα πετυχαίνεις  κάτι δύσκολο ή σημαντικό. Φτιάξε  λίστα με όλα αυτά που  αγαπάς και χάρισέ τα στον εαυτό σου. Είναι η θετική ενίσχυση που έχεις ανάγκη και θα σε πάει πιο κοντά στους στόχους σου!

Συνοψίζοντας:

Το να κλέψουμε χρόνο από τις δραστηριότητες των διακοπών μας  και να τον αφιερώσουμε στη σχεδίαση, στον προγραμματισμό και στην οργάνωση των στόχων μας  είναι ένα υπέροχο δώρο που μπορούμε να κάνουμε στον εαυτό μας. Η καινούρια σεζόν είναι πολύ κοντά και αξίζει να μας βρει προετοιμασμένους και έτοιμους! Και μην ξεχνάτε: «Το κλειδί δεν είναι να βάζεις προτεραιότητα στο πρόγραμμά σου, αλλά να προγραμματίζεις τις προτεραιότητές σου»! (Stephen Covey). Το να πετύχουμε τους στόχους μας είναι προτεραιότητα σε κάθε εποχή! Καλές διακοπές σ' όλους!

Ρεβέκκα Τσιπνή,

Σύμβουλος επιχειρήσεων

Creative Attitude

Share this post