Γραμματέας: Μία απλή θέση εργασίας, το ξεκίνημα της επαγγελματικής ζωής ή ο πυρήνας μίας εταιρίας

Η ιστοσελίδα Skywalker.gr έχει αναρτήσει χιλιάδες αγγελίες για τη θέση του/της γραμματέα. Τα βιογραφικά που έχουν λάβει οι εταιρίες μπορεί να ξεπερνούν κατά πολύ το εκατομμύριο, αλλά λιγότερα από τα μισά πληρούν τα προσόντα για την κάλυψη της θέσης. Αυτό δείχνει πόσο πολύ επενδύουν οι εταιρίες στη θέση αυτή, αφού πολλοί πιστεύουν ότι η γραμματεία είναι η εικόνα που βγάζει η εταιρία προς τα έξω.

Οι ανοιχτές θέσεις εργασίας τη χρονική στιγμή που γράφεται αυτό το άρθρο είναι περισσότερες από το 4% των ενεργών αγγελιών και τα κυριότερα προσόντα είναι η γνώση Η/Υ, τα αγγλικά, η προϋπηρεσία, η ευγένεια και οι επικοινωνιακές δεξιότητες. Τα καθήκοντα που θα κληθούν οι κάτοχοι της θέσης να φέρουν εις πέρας είναι η υποστήριξη του γραφείου, η αρχειοθέτηση φακέλων, το κλείσιμο των συναντήσεων, η επικοινωνία, γραπτή και προφορική, τόσο με τους συναδέλφους, όσο και με εξωτερικούς συνεργάτες και φορείς.

Πάρα πολλοί πιστεύουν ότι ένας/μία γραμματέας είναι ένα μικρό κομμάτι του παζλ του οργανισμού, όμως είναι αναπόσπαστο κομμάτι. Είναι γεγονός ότι οι περισσότεροι, όταν ακούμε ότι ζητείται γραμματέας, λέμε μορφάζοντας «έλα μωρέ, σιγά τη θέση». Στην κοινωνική μας αντίληψη πάντως η θέση βρέθηκε να πρωταγωνιστεί σε αναρίθμητες ελληνικές και ξένες ταινίες.

Για να επανέλθουμε όμως στο θέμα μας, θα πρέπει να δούμε λίγο πώς έχουν εξελιχθεί όλα αυτά τα χρόνια τα προσόντα και τα καθήκοντα της θέσης. Η ξένη γλώσσα και το τυφλό σύστημα στη γραφομηχανή ήταν τα 2 απαραίτητα προσόντα που έπρεπε να διαθέτουν οι υποψήφιοι. Αν ήταν και απόφοιτοι σχετικής σχολής, τότε είχαν ακόμα ένα προσόν που θα τους έφερνε πιο κοντά στην επιτυχία. Η ακεραιότητα, η εχεμύθεια, η ευγένεια και η καθαρή φωνή είναι στοιχεία που έχουν τη δική τους βαρύτητα στην κάλυψη της θέσης. Δεν αναφέρομαι στις ξένες γλώσσες και στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές, γιατί θεωρώ ότι είναι προσόντα που οι νέες γενιές τα έχουν δεδομένα.

Στα πρώιμα στάδια οι γραμματείς είχαν καθήκον να είναι το «σημειωματάριο» και ο/η δακτυλογράφος του διευθυντή τους. Όσο εξελισσόταν η τεχνολογία, άλλαζε και ο ρόλος του/της γραμματέα.

Έτσι έχουμε φτάσει στο σήμερα, όπου τα καθήκοντα του/της γραμματέα είναι πολλά και διαφορετικά και φυσικά αλλάζουν ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης. Τα βασικότερα καθήκοντα είναι η επικοινωνία με τους προμηθευτές, γραπτή και προφορική, η εξυπηρέτηση στο τηλεφωνικό κέντρο, η σωστή και εύρυθμη λειτουργία του οργανισμού και οι προμήθειες.

Όπως προείπαμε, το μέγεθος της επιχείρησης παίζει σημαντικό ρόλο. Π.χ. σε μία μικρή εταιρία μπορεί η γραμματεία να είναι υπεύθυνη για όλες τις προμήθειες, από τη γραφική ύλη και τα καθαριστικά είδη μέχρι και τις πρώτες ύλες για την παραγωγή, και σε μία πολυεθνική η ευθύνη να περιορίζεται μόνο στο τηλεφωνικό κέντρο ή στο κλείσιμο των συναντήσεων του διευθυντή.

Σωτήρης Χατζηιωαννίδης,
Εμπορικός Διευθυντής - Skywalker.gr

Share this post